L’activité à l’agence de voyage

 

L’agence de voyage

Une agence de voyages est une entreprise commerciale qui compose et vend des offres de voyages à ses clients. Elle joue le rôle d’intermédiaire et/ou d’agrégateur de services entre les clients et les différents prestataires sur le marché du tourisme : compagnies aériennes, hôteliers, loueurs de voiture, compagnies d’assurances, etc.

Les agents de voyages peuvent utiliser les brochures des tour-opérateurs.

Les agences de voyages sont traditionnellement rémunérées par une commission sur les prestations vendues.

Apparues avec l’aviation commerciale et la croissance du tourisme de masse, les agences de voyages souffrent aujourd’hui de la concurrence d’autres canaux de distribution comme Internet qui permet aux voyageurs d’organiser directement leurs voyages.

Agent de voyages / Agente de voyages

L’agent ou l’agente de voyages conseillent la clientèle en matière de voyages d’agrément ou d’affaires et lui proposent des produits touristiques (vacances balnéaires, croisières, cures de thalassothérapie), des visites de villes, des circuits ou des séjours sportifs. Ils tiennent compte de la classe d’âge des intéressés, de leurs goûts et de leur budget. Dans le cadre des voyages d’affaires, ils se chargent, pour les clients, d’une partie ou de la totalité des formalités et des réservations (contrats d’assurance-voyage, titres de transport (titoli di viaggio, cioè tutti I biglietti), chambres d’hôtel, location (affitto) de voitures, etc. 

 

Leurs principales activités consistent à:

(Conseil à la clientèle)

  • accueillir les clients, être attentifs à leur demande, leur proposer différentes options compte tenu de leur budget, de leurs intérêts, de la période du voyage et du nombre de participants;
  • consulter des bases de données informatiques spécifiques (horaires, tarifs, nombre de places disponibles), en discuter avec les clients et effectuer ensuite les réservations;
  • téléphoner, faxer et mailer afin d’obtenir des compléments d’information et réserver des places d’avion, des cabines de bateau, des chambres d’hôtel, des voitures, etc.;
  • fournir au client des précisions quant aux démarches à effectuer: vaccins, visas, autorisations spéciales, transfert de devises, etc.;
  • remettre ou envoyer aux clients leurs titres de transport et joindre les conditions relatives au voyage (horaires, correspondances), ainsi qu’au séjour lui-même (conditions climatiques, habitudes culinaires du pays, comportement social à respecter, etc.);

  (Organisation de voyages)

  • négocier des prix, forfaitaires ou à la prestation, avec les fournisseurs de services: tour-opérateurs, hôteliers, compagnies aériennes ou maritimes, agences de location de voitures, etc.;
  • suivre l’actualité nationale et internationale pour être au courant des événements pouvant survenir dans des zones touristiques;
  • se tenir informés de l’évolution des taux de change des monnaies étrangères;

 Tâches administratives

  • commander les nouveaux catalogues d’offres touristiques et les mettre à disposition des clients;
  • établir les dossiers des clients et encaisser les factures;
  • tenir la comptabilité.

 

Environnement de travail
L’agent ou l’agente de voyages travaillent de manière indépendante ou en équipe selon les agences. Aptes à adopter un rythme de travail rapide à certaines périodes de l’année, ils doivent pouvoir satisfaire la clientèle malgré le stress. Leurs principaux interlocuteurs sont les clients, mais ils passent beaucoup de temps à communiquer avec les compagnies de transports, les hôtels, etc.

 

Documents administratifs dont l’agent s’occupe.

 Devis (preventivo), réservation (prenotazione), confirmation de réservation, suivi de commandes (stato dell’ordine), facturation (fatturazione) et encaissement des paiements (riscossione dei pagamenti).

Billets(biglietti), contrats (contratti)  et carnets de voyages (taccuini di viaggio).

 Réclamations (reclami) et remboursements (rimborsi).

EXEMPLE

Le client se rend à l’agence. L’employé le renseigne sur un type de séjour, le client le trouve intéressant et lui demande un devis. Comme il trouve que le prix du forfait (séjour+ déplacement) est intéressant, il décide de réserver et remplit un formulaire de commande avec toutes ses coordonnées y compris le numéro de carte bancaire pour l’opération éventuelle de débit des dépenses.

A ce point l’agence confirme la réservation en donnant au client un numéro de dossier,  qui sera toujours son numéro d’identification pour gérer n’importe quel problème. Il change d’idée, il tombe malade, il y a un changement de la date de départ, une variation de prix? L’agent de voyage met à jour le dossier.

Puis, après le paiement d’un acompte, les deux se donnent rendez-vous pour compléter les opérations au moment où tous les documents seront prêts.

Ce jour-là, le client paie le solde (ou le solde est débité sur sa carte) et reçoit le carnet de voyage.

Le carnet comprend les billets, un bon d’échange pour les transferts à l’hôtel, un bon d’échange pour l’hôtel, un bon d’échange pour les repas, les excursions ou la location d’une voiture et le contrat (il en signe une copie). Enfin, tout ce qu’il a payé.

Mais le carnet comprend aussi des informations sur le lieu où il va séjourner, surtout s’il s’agit d’un pays étranger, et tout ce qu’il peut lui être utile en cas de problème (l’adresse d’un voyagiste , par exemple).

Tout est prêt. Bon voyage, alors!

Annunci

I Commenti sono disabilitati.